Allgemeine Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen (AGBV 6.0) Mai 2026

1. GELTUNGSBEREICH

1.1 Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung

von Konferenz-, Bankett- und Veranstaltungsräumen des Hotels zur Durchführung

von Veranstaltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen, Ausstellungen und

Präsentationen etc. sowie alle in diesem Zusammenhang für den Kunden erbrachten

weiteren Leistungen und Lieferungen des Hotels.

1.2 Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, Flächen oder Vitrinen

sowie die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen

bedürfen der vorherigen Zustimmung des Hotels in Textform, wobei das

Recht zur Kündigung gemäß § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB abbedungen wird.

1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies

ausdrücklich in Textform vereinbart wurde.

2. VERTRAGSABSCHLUSS, -PARTNER, HAFTUNG

2.1 Vertragspartner sind das Hotel und der Kunde. Der Vertrag kommt durch die

Annahme des Antrags des Kunden durch das Hotel zustande. Dem Hotel steht es

frei, die Buchung der Veranstaltung in Textform zu bestätigen.

2.2 Das Hotel haftet für von ihm zu vertretende Schäden aus der Verletzung des

Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Weiterhin haftet es für sonstige Schäden,

die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels

beziehungsweise auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Verletzung von vertragstypischen

Pflichten des Hotels beruhen. Vertragstypische Pflichten sind solche

Pflichten, die die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglichen

und auf deren Erfüllung der Kunde vertraut und vertrauen darf. Einer Pflichtverletzung

des Hotels steht die eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen

gleich. Weitergehende Schadensersatzansprüche, soweit in Ziffer 9 nicht anderweitig

geregelt, sind ausgeschlossen. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen

des Hotels auftreten, wird das Hotel bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge

des Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm

Zumutbare beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden

gering zu halten. Im Übrigen ist der Kunde verpflichtet, das Hotel rechtzeitig auf die

Möglichkeit der Entstehung eines außergewöhnlich hohen Schadens hinzuweisen.

3. LEISTUNGEN, PREISE, ZAHLUNG, AUFRECHNUNG

3.1 Das Hotel ist verpflichtet, die vom Kunden bestellten und vom Hotel zugesagten

Leistungen zu erbringen.

3.2 Der Kunde ist verpflichtet, die für diese und weitere in Anspruch genommenen

Leistungen vereinbarten bzw. geltenden Preise des Hotels zu zahlen. Dies gilt auch

für vom Kunden direkt oder über das Hotel beauftragte Leistungen, die durch Dritte

erbracht und vom Hotel verauslagt werden. Insbesondere gilt dies auch für Forderungen

von Urheberrechtsverwertungsgesellschaften.

3.3 Ist ein Mindestumsatz vereinbart worden und wird dieser nicht erreicht, kann das

Hotel 60% des Differenzbetrages als entgangenen Gewinn verlangen, sofern nicht

der Kunde einen niedrigeren oder das Hotel einen höheren Schaden nachweist.

3.4 Die vereinbarten Preise verstehen sich einschließlich der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses

geltenden Steuern.

Bei Änderung der gesetzlichen Umsatzsteuer nach Vertragsschluss werden die

Preise entsprechend angepasst. Bei Verträgen mit Verbrauchern gilt dieses nur,

wenn der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Vertragserfüllung vier Monate

überschreitet.

3.5 Wurde Zahlung auf Rechnung vereinbart, so hat die Zahlung – vorbehaltlich einer

abweichenden Vereinbarung – binnen zehn Tagen ab Zugang der Rechnung ohne

Abzug zu erfolgen.

3.6 Das Hotel ist berechtigt, bei Vertragsschluss vom Kunden eine angemessene

Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung, zum Beispiel in Form einer Kreditkartengarantie,

zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine können

im Vertrag in Textform vereinbart werden. Bei Zahlungsverzug des Kunden gelten

die gesetzlichen Regelungen.

3.7 In begründeten Fällen, zum Beispiel Zahlungsrückstand des Kunden oder Erweiterung

des Vertragsumfanges, ist das Hotel berechtigt, auch nach Vertragsschluss bis

zu Beginn der Veranstaltung eine Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung im Sinne

vorstehender Ziffer 3.6 oder eine Anhebung der im Vertrag vereinbarten Vorauszahlung

oder Sicherheitsleistung bis zur vollen vereinbarten Vergütung zu verlangen.

3.8 Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber

einer Forderung des Hotels aufrechnen oder verrechnen.

3.9 Der Kunde ist damit einverstanden, dass ihm die Rechnung auf elektronischem

Weg übermittelt werden kann.

4. RÜCKTRITT DES KUNDEN (ABBESTELLUNG, STORNIERUNG)

4.1 Eine kostenfreie einseitige Lösung des Kunden von dem mit dem Hotel geschlossenen

Vertrag ist nur möglich, wenn ein Recht zum kostenfreien Rücktritt im Vertrag

ausdrücklich vereinbart wurde oder ein gesetzliches Recht zur kostenfreien Lösung

besteht.

4.2 Sofern zwischen dem Hotel und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt

vom Vertrag vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten,

ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche des Hotels auszulösen. Das Rücktrittsrecht

des Kunden erlischt, wenn er dieses nicht bis zum vereinbarten Termin

gegenüber dem Hotel in Textform ausübt.

4.3 Ist ein Rücktrittsrecht gemäß 4.1 nicht vereinbart oder bereits erloschen und besteht

auch kein gesetzliches Recht zur kostenfreien Lösung vom Vertrag, behält das Hotel

den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung gemäß den Ziffern 3.3, 4.4, 4.5 und

4.6 trotz Nichtinanspruchnahme der Leistung. Das Hotel hat die Einnahmen aus

anderweitiger Vermietung sowie die ersparten Aufwendungen anzurechnen. Die jeweils

ersparten Aufwendungen können dabei pauschaliert werden, bei einzeln ausgewiesenen

Mietpreisen in Höhe von 10%, im Übrigen gemäß den Ziffern 3.3, 4.4,

4.5 und 4.6. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der Anspruch nicht oder

nicht in der geforderten Höhe entstanden ist. Dem Hotel steht der Nachweis frei,

dass ein höherer Anspruch entstanden ist.

4.4 Tritt der Kunde erst ab dem 60. Tag vor dem Veranstaltungstermin zurück, ist das

Hotel berechtigt, zuzüglich zum vereinbarten Mietpreis (abzüglich eventueller Einnahmen

oder ersparter Aufwendungen gemäß 4.3 Satz 2) sowie den verauslagten

Leistungen gemäß Ziffer 3.2 Satz 2 und/oder einem vereinbarten Mindestumsatz

gemäß Ziffer 3.3, 35% des entgangenen Verzehrumsatzes in Rechnung zu stellen,

ab dem 30. Tag 60% und ab dem 10. Tag 85% des Verzehrumsatzes. Bei mehrtägigen

Veranstaltungen ist für die Berechnung der Frist der erste Veranstaltungstag

maßgeblich. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der Anspruch nicht oder

nicht in der geforderten Höhe entstanden ist. Dem Hotel steht der Nachweis frei,

dass ein höherer Anspruch entstanden ist.

4.5 Die Berechnung des Verzehrumsatzes erfolgt nach der Formel: Vereinbarter

Menüpreis zuzüglich Getränke x Teilnehmerzahl. War für das Menü noch kein Preis

vereinbart, wird das preiswerteste 3-Gang-Menü des jeweils gültigen Veranstaltungsangebotes

zugrunde gelegt. Getränke werden mit einem Drittel des Menüpreises

berechnet.

4.6 Wurde eine Tagungspauschale je Teilnehmer vereinbart, so ist das Hotel berechtigt,

bei einem Rücktritt ab dem 60. Tag vor dem Veranstaltungstermin 60%, bei einem

Rücktritt ab dem 30. Tag 75% und ab dem 10. Tag 85% der Tagungspauschale x

vereinbarter Teilnehmerzahl in Rechnung zu stellen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen

ist für die Berechnung der Frist der erste Veranstaltungstag maßgeblich. Dem

Kunden steht der Nachweis frei, dass der Anspruch nicht oder nicht in der geforderten

Höhe entstanden ist. Dem Hotel steht der Nachweis frei, dass ein höherer Anspruch

entstanden ist.

5. RÜCKTRITT DES HOTELS

5.1 Sofern vereinbart wurde, dass der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist kostenfrei

vom Vertrag zurücktreten kann, ist das Hotel in diesem Zeitraum seinerseits berechtigt,

vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich

gebuchten Veranstaltungsräumen vorliegen und der Kunde auf Rückfrage

des Hotels mit angemessener Fristsetzung auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet.

Dies gilt entsprechend bei Einräumung einer Option, wenn andere Anfragen

vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels mit angemessener Fristsetzung

nicht zur festen Buchung bereit ist.

5.2 Wird eine gemäß Ziffer 3.6 und/oder Ziffer 3.7 vereinbarte oder verlangte Vorauszahlung

oder Sicherheitsleistung auch nach Verstreichen einer vom Hotel gesetzten

angemessenen Nachfrist nicht geleistet, so ist das Hotel ebenfalls zum Rücktritt

vom Vertrag berechtigt.

5.3 Ferner ist das Hotel berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag

außerordentlich zurückzutreten, insbesondere falls

– Höhere Gewalt oder andere vom Hotel nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung

des Vertrages unmöglich machen;

– Veranstaltungen oder Räume schuldhaft unter irreführender oder falscher Angabe

oder Verschweigen wesentlicher Tatsachen gebucht werden; wesentlich kann

dabei die Identität des Kunden, die Zahlungsfähigkeit oder der Aufenthaltszweck

sein;

– das Hotel begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den

reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in

der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich

des Hotels zuzurechnen ist;

– der Zweck bzw. der Anlass der Veranstaltung gesetzeswidrig ist;

– ein Verstoß gegen Ziffer 1.2 vorliegt.

5.4 Der berechtigte Rücktritt des Hotels begründet keinen Anspruch des Kunden auf

Schadensersatz. Sollte bei einem Rücktritt nach vorstehender Ziffer 5.2 oder 5.3 ein

Schadensersatzanspruch des Hotels gegen den Kunden bestehen, so kann das Hotel

diesen pauschalieren. Die Ziffern 4.3 bis 4.6 gelten in diesem Fall entsprechend.

6. ÄNDERUNGEN DER TEILNEHMERZAHL UND DER VERANSTALTUNGSZEIT, MENÜBESTELLUNGEN

6.1 Eine Erhöhung der Teilnehmerzahl muss dem Hotel spätestens fünf Werktage vor

Veranstaltungsbeginn mitgeteilt werden; sie bedarf der Zustimmung des Hotels, die

in Textform erfolgen soll. Der Abrechnung wird die tatsächliche Teilnehmerzahl zugrunde

gelegt.

6.2 Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl muß bis spätestens am Vorletzten Tag vor

der Veranstaltung oder sonstiger Reservierung gemeldet werden. Ansonsten wird

der gesamte vereinbarte Preis für die gemeldete Personenzahl berechnet. Im Falle

einer Reservierung mit Essen a la carte kann für die nicht erschienene Person ein

Betrag von 30,00 € erhoben werden.

6.3 Wird ein Menüpreis vereinbart so handelt es sich um einen Durchschnittspreis für

das gesamte Menü, also auch für vegetarische und vegane Varianten. Für Kinder

bis zum 10 Lebensjahr wird 2/3 des vereinbarten Menüpreises berechnet.

6.4 Bei Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist das Hotel berechtigt, die

bestätigten Räume, unter Berücksichtigung der gegebenenfalls abweichenden

Raummiete, zu tauschen, es sei denn, dass dies dem Kunden unzumutbar ist.

6.5 Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung

und stimmt das Hotel diesen Abweichungen zu, so kann das Hotel die zusätzliche

Leistungsbereitschaft angemessen in Rechnung stellen, es sei denn, das Hotel trifft

ein Verschulden. Ab Mitternacht wird pro Stunde eine Pauschale von 120,00 € erhoben.

7. MITBRINGEN VON SPEISEN UND GETRÄNKEN

Der Kunde darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen.

Ausnahmen bedürfen einer Vereinbarung in Textform mit dem Hotel. In

diesen Fällen wird ein angemessener Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten berechnet.

8. TECHNISCHE EINRICHTUNGEN, ANSCHLÜSSE UND SONSTIGE AUSSTATTUNGEN

8.1 Soweit das Hotel für den Kunden auf dessen Veranlassung technische Einrichtungen,

Anschlüsse und/oder sonstige Ausstattungen von Dritten beschafft, handelt es

im Namen, in Vollmacht und auf Rechnung des Kunden.

Der Kunde haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe.

Er stellt das Hotel von allen Ansprüchen Dritter aus deren Überlassung frei.

8.2 Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Kunden unter Nutzung des

Stromnetzes des Hotels bedarf dessen Zustimmung. Durch die Verwendung dieser

Geräte auftretende Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen

des Hotels gehen zu Lasten des Kunden, soweit das Hotel diese nicht zu vertreten

hat. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten darf das Hotel pauschal

erfassen und berechnen.

8.3 Der Kunde ist mit Zustimmung des Hotels berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und

Datenübertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann das Hotel eine Anschlussgebühr

verlangen.

8.4 Für die Veranstaltung notwendige behördliche Erlaubnisse hat sich der Kunde

rechtzeitig auf eigene Kosten zu verschaffen. Ihm obliegt die Einhaltung öffentlichrechtlicher

Auflagen und sonstiger Vorschriften.

8.5 Der Kunde hat die im Rahmen urheberrechtlich relevanter Vorgänge (z.B. Musikdarbietung,

Filmvorführung, Streamingdienste) erforderlichen Formalitäten und Abrechnungen

eigenverantwortlich mit den zuständigen Institutionen (z.B. GEMA) abzuwickeln.

8.6 Störungen an vom Hotel zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen

Einrichtungen werden nach Möglichkeit umgehend beseitigt. Zahlungen können

nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit das Hotel diese Störungen

nicht zu vertreten hat.

9. VERLUST ODER BESCHÄDIGUNG MITGEBRACHTER SACHEN

9.1 Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände befinden

sich auf Gefahr des Kunden in den Veranstaltungsräumen bzw. im Hotel. Das Hotel

übernimmt für Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, auch nicht für

Vermögensschäden, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Hotels. Hiervon

ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder

der Gesundheit. Zudem sind alle Fälle, in denen die Verwahrung aufgrund der Umstände

des Einzelfalls eine vertragstypische Pflicht darstellt, von dieser Haftungsfreizeichnung

ausgeschlossen.

9.2 Mitgebrachtes Dekorationsmaterial und sonstige von dem Kunden eingebrachte

Gegenstände und deren Verwendung haben brandschutztechnischen Anforderungen

und behördlichen Vorschriften zu entsprechen. Das Hotel ist berechtigt, dafür

einen behördlichen Nachweis zu verlangen. Erfolgt ein solcher Nachweis nicht, so

ist das Hotel berechtigt, bereits eingebrachtes Material auf Kosten des Kunden zu

entfernen. Wegen möglicher Beschädigungen sind die Aufstellung und Anbringung

von Gegenständen vorher mit dem Hotel abzustimmen.

9.3 Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung

unverzüglich zu entfernen. Unterlässt der Kunde dies, darf das Hotel die

Entfernung und Lagerung zu Lasten des Kunden vornehmen. Verbleiben die Gegenstände

im Veranstaltungsraum, kann das Hotel für die Dauer des Vorenthaltens

des Raumes eine angemessene Nutzungsentschädigung berechnen.

10. HAFTUNG DES KUNDEN FÜR SCHÄDEN

10.1 Sofern der Kunde Unternehmer ist, haftet er für alle Schäden an Gebäude oder

Inventar, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter, sonstige

Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden.

10.2 Das Hotel kann vom Kunden die Stellung einer angemessenen Sicherheitsleistung,

zum Beispiel in Form einer Kreditkartengarantie, verlangen.

11. SCHLUSSBESTIMMUNGEN

11.1 Änderungen und Ergänzungen des Vertrages, der Antragsannahme oder dieser

Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollen in Textform erfolgen. Einseitige Änderungen

oder Ergänzungen sind unwirksam.

11.2 Ist der Kunde Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts, ist ausschließlicher

Gerichtsstand Oberkirch. Das Hotel kann wahlweise den Kunden aber

auch am Sitz des Kunden verklagen. Dasselbe gilt jeweils bei Kunden, die nicht unter

Satz 1 fallen, wenn sie ihren Sitz oder Wohnsitz nicht in einem Mitgliedsstaat der

EU haben.

11.3 Es gilt deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts ist ausgeschlossen.

11.4 Entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung weist das Hotel darauf hin, dass die

Europäische Union eine Online-Plattform zur außergerichtlichen Beilegung von verbraucherrechtlichen

Streitigkeiten („OS-Plattform“) eingerichtet hat:

http://ec.europa.eu/consumers/odr/

Das Hotel nimmt jedoch nicht an Streitbeilegungsverfahren vor Verbraucherschlichtungsstellen

teil.

General Business Terms and Conditions for Events (AGBV 6.0) May 2026

GENERAL BUSINESS TERMS AND CONDITIONS FOR EVENTS (AGBV 6.0)

1. AREA OF APPLICATION

1.1 These General Business Terms and Conditions apply to contracts on the provision

for rental use of conference, banqueting and function rooms in the hotel to conduct

events such as banquets, seminars, conferences, exhibitions and presentations etc.

and to all other services and supplies provided to the customer by the hotel in this

connection.

1.2 The sub-letting or re-letting of the rooms, spaces and showcases provided, and

extending invitations to attend interviews, sales or similar events is subject to the

prior consent of the hotel in text form, whereby the right to terminate pursuant to

section 540 (1) sentence 2 of the German Civil Code (BGB) is excluded.

1.3 General business terms and conditions of the customer shall only be applicable if

this has been explicitly agreed in text form.

2. CONCLUDING THE CONTRACT, CONTRACTING PARTIES, LIABILITY

2.1 The hotel and the customer are the parties to the contract. The contract is concluded

by acceptance by the hotel of the application made by the customer. The hotel

can confirm the event booking in text form at its discretion.

2.2 The hotel is liable for damage which it is accountable for resulting from injury to life,

body or health. It is further liable for other damage which is based on an intentional

or grossly-negligent breach of duty of the hotel and/or on an intentional or negligent

breach of duties of the hotel typical of the type of contract [vertragstypische

Pflichten]. Duties typical of the type of contract are those duties which enable the

proper execution of the contract altogether and which the customer relies on being

performed and is able to rely on being performed. A breach of duty of a statutory

representative or person engaged in performance of an obligation of the hotel [Erfüllungsgehilfe]

is equivalent to a breach of duty of the hotel. More far-reaching claims

for damages are excluded unless otherwise provided for in Section 9. If there should

be any disruptions or deficiencies in the services of the hotel, the hotel shall endeavor

to remedy this when it has knowledge thereof or upon a complaint being

made without undue delay by the customer. The customer is obliged to contribute

what it can be reasonably expected to contribute in order to remedy the disruption

and minimize possible damage. In all other respects the customer is obliged to notify

the hotel in good time of the possibility of an exceptionally large amount of damage

occurring.

3. SERVICES, PRICES, PAYMENT, OFF-SET

3.1 The hotel is obliged to render the services ordered by the customer and agreed by

the hotel.

3.2 The customer is obliged to pay the hotel’s prices that are applicable or agreed for

these and other services used. This also applies to services ordered by the customer

either directly or through the hotel which are performed by third parties and paid

for in advance by the hotel. This also applies, in particular, to claims by copyright

collecting societies.

3.3 If a minimum amount of turnover has been agreed and is not achieved, the hotel

may demand 60% of the difference as lost profit, unless the customer can demonstrate

that less damage was incurred or the hotel can demonstrate that greater

damage was incurred.

3.4 The prices agreed are inclusive of the taxes applicable at the time when the contract

is concluded.

The prices shall be adjusted accordingly in the event of changes to the statutory

value added tax after the contract has been entered into. In the case of contracts

with consumers, this only applies if the period of time elapsing between the date of

conclusion of the contract and the date of performance of the contract is longer than

four months.

3.5 If payment by invoice [Zahlung auf Rechnung] is agreed, payment shall be made

within ten days of receipt of the invoice without any deductions being made, unless

otherwise agreed.

3.6 When the contract is entered into, the hotel has the right to request a reasonable

advance payment or security from the customer, for example in the form of a credit

card guarantee. The amount of the advance payment and the payment dates can

be agreed in the contract in text form. The provisions of statute shall apply in the

event of late payment by the customer.

3.7 In justified cases, for example if the customer is in arrears in payment or if the scope

of the contract is extended, the hotel has the right to demand, even after the contract

has been concluded up until the time when the event commences, advance

payment or security as set out in subsection 3.6 above or an increase in the amount

of the advance payment or security agreed in the contract, up to the full amount of

the remuneration agreed.

3.8 The customer may only offset or net out an undisputed claim or a claim established

by final and absolute court decision against a claim of the hotel.

3.9 The customer is in agreement with the invoice being sent to the customer by electronic

transmission.

4. REVOCATION BY THE CUSTOMER (COUNTERMAND, CANCELLATION)

4.1 It is only possible for the contract concluded with the hotel to be unilaterally dissolved

free of charge by the customer if a right to revoke the contract free of charge

has been explicitly agreed in the contract or if there is a statutory right to dissolution

of the contract free of charge.

4.2 If the hotel and the customer have agreed upon a deadline for revocation of the

contract free of charge, the customer may revoke the contract up until that date

without triggering any claims for payment or damages by the hotel. The customer’s

revocation right expires if the customer does not exercise this right vis-à-vis the hotel

in text form by the agreed deadline.

4.3 If no revocation right has been agreed in accordance with subsection 4.1 above or if

it has already expired, and if there is no statutory right to dissolve the contract free

of charge either, then the hotel retains its entitlement to the remuneration agreed

pursuant to subsections 3.3, 4.4, 4.5 and 4.6 even if the service is not used. The hotel

shall offset the income from other letting and saved expenditures. In this connection,

a flat rate can be applied for the expenditures respectively saved; this amounts

to 10% for individually itemized rental prices, otherwise the flat rate is in accordance

with subsections 3.3, 4.4, 4.5 and 4.6. The customer is at liberty to demonstrate that

the claim did not arise or not in the amount claimed. The hotel is at liberty to

demonstrate that a higher claim arose.

4.4 If the customer revokes the contract 60 days or less before the date of the event,

the hotel has the right to charge, in addition to the rental price agreed (less possible

income or saved expenditures pursuant to subsection 4.3, sentence 2) and the

costs of prepaid services pursuant to subsection 3.2, sentence 2, and/or an agreed

minimum amount of turnover pursuant to subsection 3.3, 35% of the lost revenue on

food and beverage consumption, 60% of the lost revenue on food and beverage

consumption in the event of revocation 30 days or less before the event and 85% of

the lost revenue on food and beverage consumption in the event of revocation 10

days or less before the event. If events are for several days, the first day of the

event shall be taken to calculate the relevant period. The customer is at liberty to

demonstrate that the claim did not arise or not in the amount claimed. The hotel is at

liberty to demonstrate that a higher claim arose.

4.5 The revenue on food and beverage consumption is calculated in accordance with

the following formula: agreed menu price plus beverages x number of participants. If

no price had yet been agreed for the menu, it shall be based on the most economical

3-course menu in the applicable event offer. Beverages are calculated at one

third of the menu price.

4.6 If a flat rate conference fee has been agreed per participant, in the event of cancellation

60 days or less before the date of the event, the hotel has the right to charge

60%, in the event of cancellation 30 days or less prior to the event, to charge 75%,

and 10 days or less prior to the date of the event, to charge 85% of the flat rate conference

fee multiplied by the agreed number of participants. If the events are for

several days, the first day of the event shall be taken to calculate the relevant period.

The customer is at liberty to demonstrate that the claim did not arise or not in

the amount claimed. The hotel is at liberty to demonstrate that a higher claim arose.

5. REVOCATION BY THE HOTEL

5.1 If it has been agreed that the customer may revoke the contract free of charge

within a certain period, then the hotel has, for its part, the right to revoke the contract

within this period if inquiries are made by other customers relating to the contractually

reserved event rooms and if the customer does not waive its revocation

right after a request is made by the hotel and a reasonable time period set. This

shall apply accordingly if the customer has been granted an option and if other inquiries

are made and the customer is not prepared to make a firm booking after a

request is made by the hotel and a reasonable time period set.

5.2 The hotel also has the right to revoke the contract if an advance payment or security

agreed or required in accordance with subsection 3.6 and/or subsection 3.7 has not

been paid after an appropriate period of grace set by the hotel has expired.

5.3 Further, the hotel has the right, for an objectively legitimate reason, to revoke the

contract for extraordinary grounds, in particular in the event of

– force majeure or other circumstances for which the hotel is not responsible, which

render performance of the contract impossible;

– events or rooms being reserved by culpably providing material facts that are

wrong or misleading or by failing to provide material facts; in this context the term

material can mean the identity of the customer, the customer’s ability to pay or

the purpose of the residence;

– the hotel having reasonable grounds to assume that the event can jeopardize the

smooth running of the business, the safety or public reputation of the hotel, without

this being attributable to the area of responsibility or organization of the hotel;

– the purpose of or the reason for the event being in violation of the law;

– a breach of subsection 1.2.

5.4 Revocation by the hotel that is justified does not give the customer the right to claim

damages. If, in the event of revocation under subsection 5.2 or 5.3 above, the hotel

has a claim for damages against the customer, the hotel can claim this as a flat rate.

In this case, subsections 4.3 to 4.6 shall apply accordingly.

6. CHANGES TO THE NUMBER OF PARTICIPANTS AND EVENT TIMES, MENU ORDERS

6.1 Any increase in the number of participants must be communicated to the hotel no later than five working days before the start of the event; such increase requires the hotel’s approval, which should be given in text form. The actual number of participants shall form the basis for billing.

6.2 Any reduction in the number of participants must be reported no later than the penultimate day before the event or other reservation. Otherwise, the full agreed price for the reported number of persons will be charged. In the case of a reservation with à la carte dining, an amount of €30.00 may be charged for each person who does not attend.

6.3 If a menu price is agreed, this shall be deemed an average price for the entire menu, including vegetarian and vegan options. For children up to the age of 10, two-thirds of the agreed menu price will be charged.

6.4 If the number of participants is reduced by more than 10%, the hotel shall be entitled to exchange the confirmed rooms, taking into account any different room rental fee, unless this would be unreasonable for the customer.

6.5 If the agreed start or end times of the event are shifted and the hotel agrees to these deviations, the hotel may charge an appropriate amount for the additional readiness to provide services, unless the hotel is at fault. From midnight onwards, a flat fee of €120.00 per hour will be charged.

7. BRINGING FOOD AND BEVERAGES TO THE EVENT

The customer may not bring food and beverages to events in principle. Any exceptions

to this must be agreed in a contract with the hotel in text form. In such cases a

reasonable amount shall be charged to cover overhead costs.

8. TECHNICAL DEVICES, CONNECTIONS AND OTHER EQUIPMENT

8.1 If the hotel procures technical devices, connections and/or other equipment from

third parties for the customer at the customer`s request, then the hotel acts in the

name of, with power of attorney for and for the account of the customer.

The customer is liable for the careful handling and proper return thereof. The customer

shall indemnify the hotel from and against all third-party claims ensuing from

the provision thereof.

8.2 The use by the customer of its own electrical equipment which uses the hotel’s

electricity supply requires the consent of the hotel. Any damage to or malfunctions

in the technical equipment of the hotel caused by the use of this equipment shall be

borne by the customer, insofar as the hotel is not accountable for this. The hotel

may calculate and charge a flat rate for the electricity costs incurred through such

use.

8.3 The customer is entitled, subject to consent by the hotel, to use its own telephone,

telefax and data transmission equipment. The hotel may charge a connection fee for

this.

8.4 Any official permissions required for the event shall be procured by the customer

itself in good time at its own expense. The customer is obliged to comply with all

public-law regulations and other requirements.

8.5 The customer is responsible itself for handling the formalities and accounts necessary

for procedures relevant under copyright law (e.g. music performance, film

presentation, streaming services) with the responsible institutions (e.g. GEMA

(German Society for musical performing and mechanical reproduction rights)).

8.6 Malfunctions in technical or other equipment provided by the hotel will be remedied

promptly whenever possible. Payments may not be withheld or reduced insofar as

the hotel is not accountable for such malfunctions.

9. LOSS OF OR DAMAGE TO ITEMS OF PROPERTY BROUGHT TO THE PREMISES

9.1 Exhibition or other items, including personal property, brought with the customer are

located in the event rooms and/or in the hotel at the risk of the customer. The hotel

does not assume any liability for the loss, destruction or damage to or of such items,

or for pecuniary damage, except in the event of gross negligence or intent by the

hotel. Damage ensuing from injury to life, body or health is excluded from this. In

addition, all cases where, due to the circumstances of the individual case, the safekeeping

constitutes a duty typical of the type of contract [vertragstypische Pflicht]

are excluded from this exclusion of liability.

9.2 Decoration material and other items brought with the customer and the use thereof

must comply with technical fire protection requirements and official regulations. The

hotel is entitled to demand official proof of this. If no such proof is provided, the hotel

shall be entitled to remove, at the customer’s expense, any material that has been

already brought in. Due to the possibility of damage, the erection and affixing of

items shall be agreed with the hotel in advance.

9.3 Exhibition and/or other items brought with the customer shall be removed without

undue delay after the end of the event. If the customer fails to do so, the hotel may

remove and store the items at the customer’s expense. If the items are left in the

event room, the hotel may charge adequate usage compensation for the period of

time in which it is deprived of use of the room.

10. THE CUSTOMER’S LIABILITY FOR DAMAGE

10.1 If the customer is an entrepreneur, the customer is liable for all damage to the

building and to the inventory which is caused by the event’s participants and/or visitors,

employees, other third parties from its area of responsibility or by the customer

itself.

10.2 The hotel may demand that the customer provide reasonable security, for example

in the form of a credit card guarantee.

11. FINAL PROVISIONS

11.1 Alterations and supplements to the contract, to acceptance of the application and to

these General Business Terms and Conditions shall be made in text form. Unilateral

changes or supplements are ineffective.

11.2 If the customer is a merchant or public law legal entity, the courts of Oberkirch have

exclusive jurisdiction and venue. The hotel can, however, at its election, also bring

legal action against the customer at the place of the customer’s registered office.

This also applies to customers not covered by sentence 1 above if they do not have

their registered office or place of residence in an EU member state.

11.3 German law shall apply. The application of the UN Convention on Contracts for the

International Sale of Goods is excluded.

11.4 In compliance with its statutory obligation the hotel points out that the European

Union has set up an online platform for the extrajudicial resolution of consumer disputes

(“ODR platform”): http://ec.europa.eu/consumers/odr/